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Chapitre IV. Fonctionnement de la section informatique

I. Relations entre la section informatique et les institutions de sécurité sociale

Art. 15

Chaque institution de sécurité sociale faisant appel à la section informatique pour le traitement de ses données, de même que la section affiliation visée à l'article 2 du présent règlement, désignera auprès de la section informatique un ou plusieurs responsables, appelés correspondants informatiques.

Ces correspondants devront posséder des connaissances approfondies de leurs services ainsi que des notions générales en informatique et analyse.

Ils feront la liaison entre leur institution et la section informatique tant pour les applications courantes et leurs modifications éventuelles que pour l'élaboration et la réalisation de nouvelles applications.

La centralisation des données et leur communication à la section informatique avec les paramètres des travaux à exécuter se feront par l'intermédiaire de ces correspondants. A ces fins ils disposeront d'un pouvoir de décision pour engager leur institution pour toutes les questions pratiques se rattachant aux travaux à effectuer par le centre pour le compte de l'institution qu'ils représentent.

Lors de la réception des résultats et avant de les faire parvenir aux différents services de leurs institutions, les correspondants procéderont à la vérification de leur conformité avec les paramètres demandés.

II. Responsabilité du centre commun

Art. 16

Le centre commun n'est responsable des données qui lui seront confiées qu'à partir du moment où elles entrent effectivement en sa possession et au plus jusqu'au moment où elles seront récupérées par les correspondants informatiques. Les modalités de transmission et les mesures de sécurité y relatives feront l'objet de conventions particulières à conclure entre le centre commun et les différentes institutions.

Le centre commun n'est responsable de la conduite des travaux que dans la mesure où les données et les spécifications des traitements mises à la disposition de sa section informatique permettent l'exécution correcte des travaux dans les délais impartis.

En période de fonctionnement normal, la section informatique exécute les travaux dans les délais prévus par le plan établi à cet effet; le centre commun n'est responsable ni des retards dus à des pannes de matériel ou d'alimentation électrique, ni des retards des fournisseurs de supports informatiques. En cas d'incidents spécifiés ci­dessus, il sera procédé conformément aux dispositions prévues à l'article 20 du présent règlement.

La responsabilité du bon fonctionnement de programmes réalisés par les différentes institutions elles­mêmes sera entièrement assumée par ces dernières.

III. Protection des données, des programmes et des installations

Art. 17

Ne pourront en aucun cas être enregistrées d'autres données que celles qui sont strictement nécessaires à la réalisation des objectifs du centre commun, définis à l'article 8 de la loi du 25 avril 1974.

Le centre commun devra établir pour sa section informatique un règlement d'ordre intérieur ayant notamment pour objet de définir les mesures à prendre en vue d'éviter les risques de pertes, de mutilation, de vol, d'indiscrétion, de détournement ou de toutes destructions abusives du matériel et des installations.

Art. 18

La protection des données détenues, transmises ou élaborées par la section informatique s'étend à tous les fichiers établis en vue d'un traitement informatique des données, à toutes les données stockées et aux résultats du traitement de ces fichiers et données ainsi qu'aux programmes de traitement et s'applique quels que soient leur stade d'élaboration, la nature du support sur lequel elles se trouvent enregistrées et l'endroit où elles sont gardées.

Cette protection implique notamment que ces données ne puissent être consultées, modifiées, extraites, détério­rées ou détruites par quiconque ne serait habilité à le faire.

Art. 19

Le secret des données confiées au centre est inviolable.

Sans égard au statut, à sa fonction, au degré ou à la durée d'occupation, le personnel du centre est tenu à la stricte observation du secret informatique, tel qu'il découle de la protection des données définie au n III du présent chapitre et veille au respect rigoureux des dispositions du présent règlement ainsi que des mesures d'exécution, des notes et prescriptions de service prises ou à prendre en vue de son exécution et devant régler entre autre la protection physique des données et des installations, les accès aux locaux du centre ainsi que la mise en oeuvre détaillée des contrôles internes et externes des chaînes et programmes de traitement informatique.

Les dispositions relatives au secret professionnel propres aux différentes institutions de sécurité sociale sont applicables de plein droit au personnel de la section informatique du centre pour autant qu'il traite les données couvertes par un tel secret.

Par ailleurs quiconque est appelé à collaborer à des travaux du centre ou à des travaux effectués pour son compte, notamment par un constructeur, expert ou conseiller informatique, est tenu au secret informatique au même titre que le personnel du centre.

VI. Organisation des travaux

Art. 20

Toutes les entrées et sorties de documents, bordereaux et supports informatiques seront consignées et datées sur un registre spécial par la section informatique.

La section informatique établira tous les mois un calendrier des travaux à réaliser au cours du mois suivant; pour l'établissement de ce calendrier toutes les institutions bénéficieront concurremment du même rang. Toutefois le calendrier devra tenir compte d'une liste de priorité des applications établies par le comité de gestion.

Ce calendrier déterminera les dates et les heures limites avant lesquelles les données et les paramètres devront être parvenus à la section informatique; passé ces délais le traitement des données en question se fera conformément aux dispositions de l'alinéa suivant.

La section informatique pourra exécuter des travaux urgents ou non prévus au calendrier. Au cas où ces travaux nécessiteraient le déplacement de délais initialement prévus l'accord des correspondants informatiques est requis.

Art. 21

Les horaires de travail des personnes occupées à la section informatique et des correspondants informatiques seront fixés par un règlement d'ordre intérieur. Ils seront déterminés par les nécessités de l'exploitation et ne coïncideront pas nécessairement avec les heures de bureau normales. Si les besoins du service l'exigent, les travaux seront effectués la nuit ou en dehors des jours ouvrables. La rémunération des heures supplémentaires prestées se fera d'après les dispositions légales et réglementaires afférentes.

V. Prise en charge d'une application nouvelle

Art. 22

Tout service qui voudra modifier une application existante ou faire développer une application nouvelle, devra le faire par l'intermédiaire de son correspondant informatique. A cet effet le correspondant informatique élaborera, en commun avec les services d'études de la section informatique, un cahier des charges de l'application. Après accord du service concerné et de la section informatique sur le cahier des charges, l'application sera programmée sur la base du cahier des charges et soumise aux services compétents pour vérification et application.

Art. 23

La section informatique est chargée de développer et d'optimiser le système informatique de la sécurité sociale et peut proposer aux institutions des changements et des applications nouvelles.