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Chapitre II. Tenue de la comptabilité

Art. 2

Chaque institution doit tenir une comptabilité appropriée à la nature et à l’étendue de ses activités, conformément aux règles usuelles de la comptabilité en partie double.
La comptabilité de l’institution doit couvrir l’ensemble de ses opérations, de ses avoirs, de ses créances et droits de toute nature, de ses dettes, obligations et engagements de toute nature.
Les comptes des institutions doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle de leur patrimoine et de leur situation financière.

Plan comptable uniforme

Art. 3

Les institutions appliquent un plan comptable uniforme arrêté par l’Inspection générale de la sécurité sociale.
Les annexes du plan comptable uniforme définissent les procédures générales applicables en matière de comptabilité et précisent pour chaque compte les opérations, droits et obligations à y enregistrer ainsi que les règles de cette comptabilisation.
Les comptes à utiliser par l’institution sont ouverts par l’Inspection générale de la sécurité sociale, qui peut charger l’institution de l’ouverture de comptes.

Règles générales de comptabilisation

Art. 4

Les écritures courantes sont comptabilisées lorsque l’institution a une connaissance suffisamment fiable de ses droits et obligations et de leurs montants. Cette connaissance est formalisée par une pièce justificative datée qui est à l’origine de l’écriture comptable; chaque écriture porte un indice de référence à sa pièce justificative.
Toutes les opérations sont inscrites sans retard, de manière fidèle, transparente et complète avec l’indication notamment de leur nature et, le cas échéant, de la contrepartie, et par ordre de date, soit dans un livre journal unique, soit dans des journaux spécialisés. La procédure utilisée pour la comptabilisation doit être approuvée préalablement par l’Inspection générale de la sécurité sociale.
L’organisation du système de traitement de l’information financière et comptable d’une institution doit en permanence permettre de reconstituer, à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes et états, ou, à partir de ces comptes et états, de retrouver ces données et les pièces justificatives.

Art. 5

Aucune inscription se rapportant à un mois donné ne peut être opérée après la troisième semaine du mois subséquent, sauf dérogation à autoriser par l’Inspection générale de la sécurité sociale sur demande du comptable.
Cette disposition ne s’applique pas aux inscriptions de fin d’année qui sont régies par les articles 6 à 8.

Clôture de l'exercice comptable

Art. 6

Les opérations sont prises en compte au titre de l’exercice auquel elles se rattachent, indépendamment de leur date de paiement ou d’encaissement. Les produits et les charges de toute nature sont rattachés à l’exercice au cours duquel est intervenu le fait générateur qui leur a donné naissance dans les conditions prévues par le plan comptable uniforme.

Aucune inscription se rapportant à un exercice donné ne peut être opérée après le 15 mars de l’exercice subséquent. Toutefois, sur demande dûment motivée de l’institution, l’Inspection générale de la sécurité sociale peut autoriser celle-ci d’opérer des écritures jusqu’au 15 avril au plus tard à condition que ces écritures concernent des opérations se rattachant à l’exercice qui n’ont pas pu être comptabilisées jusqu’au 15 mars pour des raisons indépendantes de la volonté de l’institution et dont la prise en considération est absolument indispensable pour donner aux comptes annuels une image fidèle de la situation financière.

Sont exclues d’une prolongation du délai de clôture les opérations comptables ayant un effet sur la comptabilité d’une autre institution.

Art. 7

L’Inspection générale de la sécurité sociale est informée de la clôture d’exercice par la réception de la balance définitive arrêtée et des comptes annuels définis à l’article 11.

La clôture des documents comptables et le respect des règles fixées par le plan comptable uniforme sont constatés sur la balance définitive de l’exercice.

Art. 8

A la clôture des comptes, les écritures de fin d’année ont pour objet de compléter les écritures courantes pour rattacher les charges et produits à l’exercice auxquels ils se rapportent.
Lors des opérations de fin d’année, les droits et obligations, nés au cours de l’exercice clos, mais pour lesquels l’institution n’a pas reçu ou exploité la pièce justificative, sont rattachés à cet exercice. Leur évaluation peut être fondée sur l’observation des données statistiques des années précédentes.
Le rattachement est conditionné par la naissance au cours d’un exercice d’une opération et la possibilité de mesurer cette opération de manière fiable. Ce rattachement s’opère au moyen des comptes de provisions, de charges à payer et de produits à recevoir, de charges et de produits constatés d’avance suivant les règles fixées par le plan comptable uniforme et après accord préalable de l’Inspection générale de la sécurité sociale pour chaque écriture.

Conservation des documents

Art. 9

Les livres comptables et les pièces comptables doivent être conservés pendant dix ans au moins à partir de la date de clôture de l’exercice auquel ils se rapportent. Toutefois pour les sous-pièces, telles notes d’honoraires et factures, le délai de conservation est égal au délai de prescription ou de renouvellement des prestations augmenté d’une année.
Le délai de dix ans n’est pas applicable dans le cas de biens amortissables pour lesquels les factures d’achat doivent être conservées aussi longtemps que sont opérées les déductions des amortissements.

Art. 10

Les documents et informations visés aux articles 4 et 9, à l’exception du bilan et du compte de résultat, peuvent être conservés sur support informatique, à condition que les reproductions ou les enregistrements correspondent au contenu des documents ou des informations à conserver et qu’ils peuvent être produits pendant la durée de la conservation.