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Règlement grand-ducal du 19 décembre 2008

Règlement grand-ducal du 19 décembre 2008 relatif à la comptabilité et aux budgets des institutions de sécurité sociale.

(Mémorial A-2008-222 du 31.12.2008, p. 3306)

Vu les articles 28, 45, 49, 58, 129, 251, 261, 331, 381, 405 à 409, 415 et 417 du Code de la sécurité sociale;

Vu l’article 20 de la loi modifiée du 30 juillet 1960 concernant la création d’un Fonds national de solidarité;

Chapitre I. Champ d'application

Art. 1er

Sont à considérer comme institutions de sécurité sociale pour l’application du présent règlement grand-ducal, désignées ci-après par «institutions», les établissements publics visés à l’article 396, alinéa 1 du Code de la sécurité sociale ainsi que le Fonds national de solidarité.

Chapitre II. Tenue de la comptabilité

Art. 2

Chaque institution doit tenir une comptabilité appropriée à la nature et à l’étendue de ses activités, conformément aux règles usuelles de la comptabilité en partie double.
La comptabilité de l’institution doit couvrir l’ensemble de ses opérations, de ses avoirs, de ses créances et droits de toute nature, de ses dettes, obligations et engagements de toute nature.
Les comptes des institutions doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle de leur patrimoine et de leur situation financière.

Plan comptable uniforme

Art. 3

Les institutions appliquent un plan comptable uniforme arrêté par l’Inspection générale de la sécurité sociale. Les annexes du plan comptable uniforme définissent les procédures générales applicables en matière de comptabilité et précisent pour chaque compte les opérations, droits et obligations à y enregistrer ainsi que les règles de cette comptabilisation.
Les comptes à utiliser par l’institution sont ouverts par l’Inspection générale de la sécurité sociale, qui peut charger l’institution de l’ouverture de comptes.

Règles générales de comptabilisation

Art. 4

Les écritures courantes sont comptabilisées lorsque l’institution a une connaissance suffisamment fiable de ses droits et obligations et de leurs montants. Cette connaissance est formalisée par une pièce justificative datée qui est à l’origine de l’écriture comptable; chaque écriture porte un indice de référence à sa pièce justificative.
Toutes les opérations sont inscrites sans retard, de manière fidèle, transparente et complète avec l’indication notamment de leur nature et, le cas échéant, de la contrepartie, et par ordre de date, soit dans un livre journal unique, soit dans des journaux spécialisés. La procédure utilisée pour la comptabilisation doit être approuvée préalablement par l’Inspection générale de la sécurité sociale.
L’organisation du système de traitement de l’information financière et comptable d’une institution doit en permanence permettre de reconstituer, à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes et états, ou, à partir de ces comptes et états, de retrouver ces données et les pièces justificatives.

Art. 5

Aucune inscription se rapportant à un mois donné ne peut être opérée après la troisième semaine du mois subséquent, sauf dérogation à autoriser par l’Inspection générale de la sécurité sociale sur demande du comptable. Cette disposition ne s’applique pas aux inscriptions de fin d’année qui sont régies par les articles 6 à 8.

Clôture de l'exercice comptable

Art. 6

Les opérations sont prises en compte au titre de l’exercice auquel elles se rattachent, indépendamment de leur date de paiement ou d’encaissement. Les produits et les charges de toute nature sont rattachés à l’exercice au cours duquel est intervenu le fait générateur qui leur a donné naissance dans les conditions prévues par le plan comptable uniforme.
Aucune inscription se rapportant à un exercice donné ne peut être opérée après le 15 mars de l’exercice subséquent. Toutefois, sur demande dûment motivée de l’institution, l’Inspection générale de la sécurité sociale peut autoriser celle-ci d’opérer des écritures jusqu’au 15 avril au plus tard à condition que ces écritures concernent des opérations se rattachant à l’exercice qui n’ont pas pu être comptabilisées jusqu’au 15 mars pour des raisons indépendantes de la volonté de l’institution et dont la prise en considération est absolument indispensable pour donner aux comptes annuels une image fidèle de la situation financière.

Art. 7

L’Inspection générale de la sécurité sociale est informée de la clôture d’exercice par la réception de la balance définitive arrêtée et des comptes annuels définis à l’article 11.
La clôture des documents comptables est constatée par la formule d’arrêté de comptes prévue au plan comptable uniforme, apposée sur la balance définitive de l’exercice.

Art. 8

A la clôture des comptes, les écritures de fin d’année ont pour objet de compléter les écritures courantes pour rattacher les charges et produits à l’exercice auxquels ils se rapportent.
Lors des opérations de fin d’année, les droits et obligations, nés au cours de l’exercice clos, mais pour lesquels l’institution n’a pas reçu ou exploité la pièce justificative, sont rattachés à cet exercice. Leur évaluation peut être fondée sur l’observation des données statistiques des années précédentes.
Le rattachement est conditionné par la naissance au cours d’un exercice d’une opération et la possibilité de mesurer cette opération de manière fiable. Ce rattachement s’opère au moyen des comptes de provisions, de charges à payer et de produits à recevoir, de charges et de produits constatés d’avance suivant les règles fixées par le plan comptable uniforme et après accord préalable de l’Inspection générale de la sécurité sociale pour chaque écriture.

Conservation des documents

Art. 9

Les livres comptables et les pièces comptables doivent être conservés pendant dix ans au moins à partir de la date de clôture de l’exercice auquel ils se rapportent. Toutefois pour les sous-pièces, telles notes d’honoraires et factures, le délai de conservation est égal au délai de prescription ou de renouvellement des prestations augmenté d’une année.
Le délai de dix ans n’est pas applicable dans le cas de biens amortissables pour lesquels les factures d’achat doivent être conservées aussi longtemps que sont opérées les déductions des amortissements.

Art. 10

Les documents et informations visés aux articles 4 et 9, à l’exception du bilan et du compte de résultat, peuvent être conservés sur support informatique, à condition que les reproductions ou les enregistrements correspondent au contenu des documents ou des informations à conserver et qu’ils peuvent être produits pendant la durée de la conservation.

Chapitre III. Comptes annuels

Art. 11

Les comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat ainsi que l’annexe définie à l’article 12. Ces documents forment un tout.
Le bilan est établi sur la base d’un inventaire complet des avoirs et droits ainsi que des dettes, obligations et engagements au 31 décembre.
Toute compensation entre les postes d’actif et de passif, ou entre les postes de charges et de produits est interdite sauf dans les cas prévus dans le plan comptable uniforme.

Art. 12

L’annexe comporte, suivant les modalités inscrites au plan comptable uniforme des institutions de sécurité sociale:
1) les éléments ou circonstances qui affectent de manière significative, par rapport à l’exercice précédent, la formation du résultat, la situation financière ou le patrimoine de l’institution ainsi que les statistiques concernant le fonctionnement de l’assurance;
2) les éléments qui se rattachent à l’exercice sous revue ou à des exercices antérieurs et qui sont susceptibles d’affecter la situation financière de l’institution et dont il n’a pas pu être tenu compte au moment de la clôture des comptes;
3) les changements des méthodes et principes comptables, les modifications de la présentation ainsi que les modes d’évaluation appliqués pour les écritures de fin d’année;
4) la liste des redressements comptables opérés à la demande de l’Inspection générale de la sécurité sociale dans son avis sur les comptes annuels de l’exercice précédent;
5) le relevé des écritures comptables opérées par dérogation aux règles du plan comptable uniforme et les justifications y afférentes;
6) le détail des frais d’administration et de gestion du patrimoine de l’exercice sous forme d’un tableau reproduisant pour chaque compte le montant approuvé au budget de l’institution, les transferts de crédit, les dépassements de crédits limitatifs, les plus-values et moins-values des autres crédits ainsi que le solde final; le tableau est accompagné des motifs des dépassements de crédits limitatifs et des autorisations ministérielles de dépassement;
7) un organigramme du personnel de l’institution en place au 31 décembre;
8) un état des titres et valeurs détenus et des prêts accordés suivant le modèle et les règles d’évaluation prévus par le plan comptable uniforme;
9) un état du patrimoine immobilier et des amortissements suivant le modèle et les règles d’évaluation prévus par le plan comptable uniforme.
Aux fins de l’application du point 6) de l’alinéa qui précède, les caisses de maladie définies à l’article 48 du Code de la sécurité sociale transmettent à la clôture de l’exercice comptable les motivations des dépassements de crédits limitatifs à la Caisse nationale de santé. Celle-ci établit un tableau séparé pour chacune des quatre institutions ainsi qu’un tableau global pour l’ensemble de ces caisses.

Chapitre IV. Budget

Etablissement du budget

Art. 13

En vue d’assurer l’établissement uniforme des crédits, le caractère réaliste des prévisions et la transparence de la présentation, l’Inspection générale de la sécurité sociale peut préciser par des circulaires budgétaires à l’intention des institutions les hypothèses d’évolution des recettes et des dépenses, les modalités de transmission du budget ainsi que le contenu du tableau budgétaire et de l’annexe prévus à l’article 16 à respecter lors de l’établissement du budget.

Art. 14

Les institutions transmettent à l’Inspection générale de la sécurité sociale les évaluations des crédits pour l’exercice subséquent appelant une participation de l’Etat suivant les instructions et dans les formes inscrites dans la circulaire budgétaire du Ministère des Finances deux semaines avant la date de transmission prévue dans ladite circulaire.

Contenu du budget

Art. 15

Le budget comprend toutes les dépenses et toutes les recettes prévisibles découlant des lois, règlements, conventions et statuts, y compris le cas échéant la dotation ou le prélèvement à la réserve. Il est établi annuellement et porte sur la période du 1er janvier au 31 décembre.

Art. 16

Le budget comprend le tableau des dépenses et recettes et l’annexe explicative.
Le tableau du budget comporte un état comparatif des montants du compte annuel de l’exercice clos, du budget approuvé par le ministre de tutelle et du compte prévisionnel de l’année en cours ainsi que du budget de l’exercice à venir. La structure des postes des dépenses et des recettes du budget est arrêtée par l’Inspection générale de la sécurité sociale et s’aligne sur le plan des comptes applicable pour l’institution concernée.
L’annexe comporte:
1) les modalités d’évaluation des crédits et les justifications des crédits avec les statistiques concernant le fonctionnement de l’assurance,
2) le tableau prospectif du personnel avec la distinction entre effectif autorisé et postes occupés,
3) les dépassements de crédits de l’exercice en cours approuvés par le comité directeur avec le motif des dépassements,
4) les transferts de crédits de l’exercice en cours,
5) le plan de trésorerie pour les derniers mois de l’exercice en cours et pour l’exercice budgétaire.

Types de crédits

Art. 17

Les crédits suivants sont limitatifs:
1) les crédits pour frais d’administration à l’exception des crédits pour traitements, salaires et pensions correspondant à l’effectif total établi en conformité avec l’article 404 du Code de la sécurité sociale ainsi que des crédits relatifs à des frais communs visés à l’article 408, alinéa 3 du même Code dus à une autre institution et des crédits relatifs à la participation aux frais du Centre commun de la sécurité sociale qui sont non
limitatifs;
2) les crédits pour frais de gestion du patrimoine immobilier.
Tous les autres crédits sont non limitatifs.

Art. 18

Ne sont pas susceptibles de transfert à d’autres crédits:
1) les crédits non limitatifs;
2) les crédits pour frais d’acquisition;
3) les crédits pour frais de gestion du patrimoine immobilier.
Ne peuvent pas bénéficier d’un transfert les crédits limitatifs pour lesquels le montant arrêté est égal à zéro.
Aucun transfert de crédit ne peut être opéré avant le 1er juillet de l’exercice

Ordonnancement, recouvrement et paiement

Art. 19

Les paiements se font sur base d’une ordonnance signée par le président de l’institution ou par un employé dirigeant désigné à cet effet par lui.
La fonction d’ordonnateur est incompatible avec celle de comptable. L’Inspection générale de la sécurité sociale est informée sans délai de tout changement des délégations.

Art. 20

Les encaissements et paiements se font au moyen de virements.
Toutefois des comptables extraordinaires désignés par le comité directeur peuvent procéder à des paiements en espèces ou par chèque dans les situations prévues par les statuts de la Caisse nationale de santé.
Ces comptables extraordinaires tiennent les registres et journaux de paiement mis à jour au fur et à mesure de leurs opérations et les soumettent sur demande au service comptable de l’institution compétente.

Dépassement d'un crédit limitatif

Art. 21

Les dépassements de crédits limitatifs approuvés par le conseil d’administration ou le comité directeur sont soumis préalablement à l’engagement à l’approbation du ministre de tutelle, l’Inspection générale de la sécurité sociale entendue en son avis.
De tels dépassements ne sont autorisés que s’il s’agit de dépenses imprévisibles lors de l’établissement du projet de budget, indispensables et dont le règlement ne peut être différé.

Contrôle budgétaire

Art. 22

Les crédits limitatifs sont soumis à un contrôle budgétaire mensuel.
A cet effet les caisses de maladie transmettent à la fin de chaque mois les dépenses ordonnancées et le solde des crédits disponibles à la Caisse nationale de santé. Celle-ci établit une situation mensuelle globale renseignant les dépenses comptabilisées, les dépenses ordonnancées mais non encore comptabilisées et le solde des crédits disponibles. A partir du début du deuxième semestre une copie de ces tableaux est transmise mensuellement à l’Inspection générale de la sécurité sociale.
A la fin de chaque mois, la Caisse nationale d’assurance pension, le Fonds de compensation, l’Association d’assurance contre les accidents, le Centre commun de la sécurité sociale, la Mutualité des employeurs, la Caisse nationale des prestations familiales et le Fonds national de solidarité établissent une situation mensuelle renseignant les dépenses comptabilisées, les dépenses ordonnancées mais non encore comptabilisées et le solde des crédits disponibles. A partir du début du deuxième semestre une copie de ces tableaux est transmise mensuellement à l’Inspection générale de la sécurité sociale.
La situation mensuelle est complétée par un relevé des transferts de crédits opérés par l’institution et des dépassements de crédit autorisés par le ministre de tutelle suivant le modèle arrêté par l’Inspection générale de la sécurité sociale.

Dispositions spécifiques à l'assurance maladie

Art. 23

La programmation pluriannuelle visée à l’article 28, alinéa 4 du Code de la sécurité sociale porte sur trois années au moins y compris l’exercice budgétaire de l’année à venir. Une période plus longue d’observation est retenue pour étudier l’incidence d’une dépense nouvelle ou d’un changement significatif dans l’application de la législation.

Art. 24

La Caisse nationale de santé et les différentes caisses de maladie soumettent à l’Inspection générale de la sécurité sociale le budget de leurs frais d’administration et, le cas échéant, des frais de gestion de leur patrimoine immobilier accompagnés des pièces justificatives prévues à l’article 16, alinéa 3, sous les points 1) à 4) jusqu’au 31 août de l’exercice précédent.
L’Inspection générale de la sécurité sociale contrôle les propositions budgétaires quant à leur conformité avec les lois, règlements, statuts et conventions, leur caractère réaliste et la concordance de la croissance globale des frais d’administration avec les directives de la circulaire budgétaire du Ministère des Finances.
L’Inspection générale de la sécurité sociale transmet les budgets des frais d’administration de la Caisse nationale de santé et des différentes caisses de maladie ensemble avec son avis au ministre ayant dans ses attributions la Sécurité sociale. Les budgets approuvés par le ministre sont transmis pour le 30 septembre au plus tard à la Caisse nationale de santé qui inscrit d’office les crédits dans le budget global.

Art. 25

L’annexe du budget global de l’assurance maladie-maternité est complétée par les tableaux de financement relatifs à la gestion des prestations en nature, à la gestion des prestations en espèces et à la gestion des prestations de maternité.

Dispositions spécifiques aux frais administratifs communs à plusieurs institutions

Art. 26

Les crédits relatifs aux frais administratifs communs au sens de l’article 30 sont établis et gérés par l’institution désignée à cet effet par l’Inspection générale de la sécurité sociale; cette dernière précise la forme des documents et les délais de leur transmission.
L’Inspection générale de la sécurité sociale contrôle les propositions budgétaires quant à leur conformité avec les lois, règlements, statuts et conventions, leur caractère réaliste et la concordance de la croissance globale des frais d’administration avec les directives de la circulaire budgétaire du Ministère des Finances

Art. 27

Les montants des crédits relatifs à la participation aux frais du Centre commun de la sécurité sociale àinscrire par les institutions dans leur budget sont estimés forfaitairement par l’Inspection générale de la sécurité sociale sur la base du décompte de l’exercice clôturé et de la clé de répartition de ces frais visée à l’article 31.

Art. 28

Les crédits visés aux articles 26 et 27 sont communiqués par l’Inspection générale de la sécurité sociale aux institutions concernées qui les inscrivent d’office dans leur budget.

Budget provisoire

Art. 29

Des dépenses inévitables et habituelles qui relèvent de la mission légale de l’institution peuvent être engagées sur un budget soumis, mais non encore approuvé au début de l’exercice par le ministre de tutelle.

Chapitre V. Répartition des frais administratifs communs

Art. 30

Les frais administratifs communs incombant à plusieurs institutions et administrations disposant de locaux communs sont répartis au prorata de la surface occupée au 1er janvier de l’année précédente.
La clé de répartition est établie annuellement par l’Inspection générale de la sécurité sociale.

Art. 31

Les frais du Centre commun de la sécurité sociale, y compris ceux visés à l’article 30, sont répartis entre les administrations et établissements publics utilisateurs en appliquant la clé de répartition suivante:

Caisse nationale de santé 52,0 %
Mutualité des employeurs 4,0 %
Association d’assurance contre les accidents 9,0 %
Caisse nationale d’assurance pension 22,0 %
Caisse nationale des prestations familiales 7,7 %
Fonds national de solidarité 3,0 %
Office des dommages de guerre 0,1 %
Inspection générale de la sécurité sociale 0,7 %
Contrôle médical de la sécurité sociale 0,4 %
Administration d’évaluation et de contrôle de l’assurance dépendance 0,4 %
Service de santé au travail multisectoriel 0,4 %
Chambre des salariés 0,2 %
Chambre d’agriculture 0,1 %

Chapitre VI. Prise en charge des frais d'administration de l'Entraide médicale des Chemins de fer luxembourgeois

Art. 32

La Caisse nationale de santé prend en charge les frais de personnel pour les agents de la Société nationale des chemins de fer luxembourgeois affectés à l’Entraide médicale des Chemins de fer luxembourgeois.
L’effectif du personnel de la caisse de maladie est composé par:
– un personnel d’encadrement de quatre unités au minimum ayant respectivement le diplôme de fin d’études secondaires, secondaires techniques ou y assimilés;
– un personnel administratif de six unités au minimum ayant accompli avec succès cinq années d’études post primaires.
Le nombre total de l’effectif de la caisse ne peut dépasser quatorze unités.
Au cas où la convention collective ou le statut applicable au personnel de l’entreprise prévoit la possibilité d’une carrière ouverte, le passage d’un emploi administratif à un emploi d’encadrement n’est pris en compte aux fins du présent règlement, que si l’intéressé a accompli au moins dix années au service de la caisse de maladie.

Art. 33

La Caisse nationale de santé prend en charge le loyer payé par l’Entraide médicale des Chemins de fer luxembourgeois selon les modalités en vigueur en matière d’évaluation des bâtiments publics.

Chapitre VII. Dispositions diverses

Art. 34

Sont abrogés:
le règlement grand-ducal du 22 décembre 1989 concernant la comptabilité et les comptes annuels des organismes de la sécurité sociale et du fonds national de solidarité,
le règlement grand-ducal du 27 mai 1993 concernant les règles budgétaires applicables à l’assurance maladie-maternité,
le règlement grand-ducal modifié du 22 décembre 1995 fixant la clé de répartition des frais administratifs communs entre organismes de sécurité sociale,
le règlement grand-ducal du 24 novembre 2003 concernant la prise en charge par l’Union des caisses de maladie des frais de fonctionnement des caisses de maladie d’entreprise,
le règlement grand-ducal du 10 février 1993 concernant l’organisation administrative provisoire de la caisse nationale des prestations familiales.

Art. 35

Les pensions en cours au 31 décembre 2008 payées par l’Office des assurances sociales, l’Administration commune des caisses de sécurité sociale des classes moyennes et l’Administration commune des caisses de sécurité sociale de la profession agricole au personnel retraité de ces institutions sont à charge de la Caisse nationale d’assurance pension.

Art. 36

Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2009.

Art. 37

Notre Ministre de la Santé et de la Sécurité sociale, Notre Ministre de la Famille et de l’Intégration et Notre Ministre du Trésor et du Budget sont chargés chacun en ce qui le concerne de l’exécution du présent règlement qui est publié au Mémorial.